Daudzos autoservisos ikdienas darbs joprojām tiek organizēts, izmantojot telefona zvanus, papīra pierakstus, Excel tabulas vai vairākas savstarpēji nesaistītas programmas. Tas var apgrūtināt informācijas meklēšanu, rezervāciju pārvaldību un iepriekš veikto remontdarbu izsekošanu.
Lai šos procesus apvienotu vienuviet, EJ Portfolio ir izstrādājis autoservisa vadības sistēmu, kurā apvienota moderna mājaslapa, tiešsaistes vizīšu pieteikšana, automašīnu remonta vēsture, klientu pārvaldība un rezerves daļu noliktavas uzskaite.
Risinājums paredzēts autoservisiem, kuri vēlas sakārtot ikdienas darbu, samazināt manuālu informācijas apstrādi un piedāvāt klientiem ērtāku pakalpojumu.
Kā darbojas autoservisa vadības sistēma?
Autoservisa vadības sistēma ir digitāls risinājums, kas palīdz vienuviet organizēt autoservisa darbu – sākot no klienta pieteikuma līdz remonta dokumentācijas saglabāšanai.
Izstrādātajā risinājumā ir divas galvenās daļas:
- Publiskā mājaslapa klientiem, kur iespējams iepazīties ar autoservisa pakalpojumiem, pieteikt vizīti un apskatīt sava auto remonta vēsturi.
- Administrācijas sistēma autoservisam, kur iespējams pārvaldīt rezervācijas, klientus, automašīnas, remonta kartītes, detaļas un noliktavas atlikumus.
Autoservisa mājaslapa ar tiešsaistes rezervāciju
Viens no svarīgākajiem autoservisa digitālajiem risinājumiem ir iespēja klientam pieteikt vizīti internetā.
Tradicionāli klientam nepieciešams piezvanīt autoservisam, noskaidrot pieejamos laikus un vienoties par apmeklējumu. Savukārt tiešsaistes rezervācijas sistēma ļauj šo procesu veikt arī ārpus autoservisa darba laika.
Izstrādātajā mājaslapā klients var:
- Izvēlēties nepieciešamo autoservisa pakalpojumu.
- Norādīt vēlamo apmeklējuma datumu.
- Izvēlēties pieejamo pieraksta laiku.
- Ievadīt savu kontaktinformāciju un automašīnas datus.
- Nosūtīt vizītes pieteikumu autoservisam.
Rezervācijas tiek saglabātas datubāzē un automātiski parādās autoservisa administrācijas panelī.
Sistēma pārbauda izvēlētā laika pieejamību, lai vienā un tajā pašā pieraksta laikā netiktu izveidotas vairākas rezervācijas.
Kāds ir ieguvums autoservisam?
Mazāk laika jāvelta pierakstu organizēšanai pa telefonu, savukārt klientiem ir ērtāka iespēja pieteikt pakalpojumu.
Rezervāciju pārvaldība autoservisa administrācijā
Ar klienta pieteikuma saņemšanu rezervācijas process nebeidzas.
Autoservisa darbiniekiem nepieciešama iespēja pārskatīt visus pieteikumus un nepieciešamības gadījumā veikt izmaiņas.
Administrācijas panelī iespējams:
- Apskatīt saņemtos vizīšu pieteikumus.
- Apstiprināt vai atcelt rezervāciju.
- Pārcelt vizīti uz citu datumu vai laiku.
- Pārskatīt klienta un automašīnas informāciju.
- Sekot rezervāciju statusiem.
Pārceļot rezervāciju, iepriekš izvēlētais laiks tiek atbrīvots, savukārt jaunais tiek aizņemts.
Šāda autoservisa rezervācijas sistēma palīdz organizēt klientu plūsmu un samazina risku, ka pieraksti pārklāsies.
Auto remonta vēsture internetā – pieejama pašam klientam
Viena no būtiskākajām izstrādātās sistēmas iespējām ir automašīnas remonta un apkopes vēstures apskate internetā.
Automašīnas īpašniekam nereti ir grūti atcerēties, kad pēdējo reizi veikta eļļas maiņa, kādas detaļas nomainītas vai cik izmaksājis iepriekšējais remonts.
Papīra rēķini var pazust, savukārt informācija par iepriekšējiem remontdarbiem bieži paliek tikai autoservisa iekšējā uzskaitē.
Šajā risinājumā klients var atvērt autoservisa mājaslapu un ievadīt:
- Savas automašīnas valsts reģistrācijas numuru.
- Autoservisā reģistrēto tālruņa numuru.
Pēc datu pārbaudes tiek parādīta konkrētās automašīnas klientam pieejamā remonta vēsture.
Kādu informāciju klients var apskatīt?
Katram publicētajam remonta vai apkopes ierakstam iespējams apskatīt:
- Remonta datumu – kad automašīnai veikta apkope vai remonts.
- Nobraukumu – cik kilometru automašīna bija nobraukusi remonta brīdī.
- Veiktos darbus – detalizētu aprakstu par paveikto.
- Izmantotās detaļas – kādas rezerves daļas izmantotas remontā.
- Izmaksas – detaļu cenas un remonta izmaksu informāciju.
- Fotogrāfijas – remonta laikā uzņemtos attēlus.
- Tāmes – remontdarbu izmaksu aprēķinus, ja tie pievienoti.
- Rēķinus – ar konkrēto remontu saistītos dokumentus.
Tas ir tikai piemērs – faktiskā informācija tiek saglabāta atbilstoši autoservisa ievadītajiem datiem.
Kāpēc digitālā auto remonta vēsture ir noderīga?
Klientam ir vieglāk sekot līdzi automašīnas tehniskajai apkopei un iepriekšējiem remontiem.
Savukārt autoserviss var nodrošināt pārskatāmāku informāciju par paveikto darbu un veidot ilgtermiņa sadarbību ar klientu.
Svarīgi: klients redz tikai savas automašīnas vēstures ierakstus, kurus autoserviss ir publicējis klienta apskatei.
Digitālās remonta kartītes katrai automašīnai
Autoservisa administrācijā katrai automašīnai iespējams veidot atsevišķas remonta un apkopes kartītes.
Tajās tiek apkopota visa ar konkrēto remontu saistītā informācija.
Darbinieks var norādīt remonta datumu, automašīnas nobraukumu, veikto darbu aprakstu, izmantotās rezerves daļas un izmaksas.
Papildus iespējams pievienot remonta fotogrāfijas, tāmes un rēķinus.
Piemēram, veicot bremžu sistēmas remontu, kartītē var saglabāt:
- Automašīnas nobraukumu remonta brīdī.
- Konstatēto problēmu.
- Veiktos remontdarbus.
- Nomainītās bremžu sistēmas detaļas.
- Izmantoto detaļu izmaksas.
- Fotogrāfijas pirms vai pēc remonta.
- Remonta tāmi un rēķinu.
Remonta kartīti iespējams sākotnēji saglabāt kā melnrakstu un publicēt klientam tikai tad, kad informācija ir sagatavota.
Tādējādi autoserviss saglabā kontroli pār to, kāda informācija tiek parādīta klientam.
Autoservisa noliktavas uzskaites sistēma
Rezerves daļu uzskaite ir vēl viena svarīga autoservisa ikdienas darba sastāvdaļa.
Ja detaļas tiek uzskaitītas tikai papīra pierakstos vai atsevišķās tabulās, var rasties situācijas, kad nav skaidrs, cik konkrētu materiālu atrodas noliktavā vai kuri no tiem jau izmantoti remontā.
Tāpēc izstrādātajā autoservisa vadības sistēmā ir iekļauta arī rezerves daļu un materiālu noliktavas uzskaite.
Administrācijā katrai detaļai iespējams norādīt:
- Detaļas vai materiāla nosaukumu.
- Ražotāju.
- Specifikāciju.
- Artikula jeb preces kodu.
- Mērvienību – gabali, litri vai kilogrami.
- Faktisko atlikumu noliktavā.
- Minimālo vēlamo atlikumu.
Sistēma atbalsta arī precīzu šķidrumu un citu materiālu daudzumu uzskaiti, piemēram, motoreļļas litros.
Detaļu kustība noliktavā
Detaļas var pievienot noliktavai un pēc tam piesaistīt konkrētam automašīnas remontam.
Piemēram, ja noliktavā ir pieci eļļas filtri un viens tiek izsniegts automašīnas apkopei, noliktavas atlikums tiek samazināts līdz četriem.
Savukārt, saņemot jaunas detaļas, to daudzums tiek palielināts.
Sistēmā tiek saglabāts detaļu kustības žurnāls, kas palīdz izsekot krājumu izmaiņām.
Tas ļauj autoservisam pārskatāmāk organizēt materiālu uzskaiti un samazināt manuālu aprēķinu nepieciešamību.
Detaļu pasūtīšanas un izmantošanas statusi
Ne visas remontam nepieciešamās detaļas vienmēr atrodas autoservisa noliktavā.
Tāpēc sistēmā ir izveidota detaļu pieprasījumu pārvaldība ar vairākiem statusiem.
Vajadzīgs / jāpasūta – detaļa nepieciešama konkrētam remontam, bet vēl nav pasūtīta.
Pasūtīts – autoserviss atzīmējis, ka detaļas pasūtījums ir veikts.
Saņemts noliktavā – detaļa ir saņemta un pievienota noliktavas atlikumam.
Izsniegts remontam – detaļa ir izsniegta konkrētā automašīnas remonta veikšanai.
Ja nepieciešamā detaļa jau atrodas noliktavā, to iespējams uzreiz izsniegt remontam.
Šādi darbinieki var pārskatīt, kuras detaļas vēl nepieciešams iegādāties un kuras jau ir pieejamas.
Ērta piekļuve Inter Cars un Ape Motors detaļu katalogiem
Autoservisi ikdienā izmanto dažādus rezerves daļu piegādātājus un katalogus.
Lai detaļu meklēšana būtu ērtāka, sistēmā paredzētas saites uz Inter Cars un Ape Motors katalogiem.
Izmantojot detaļas artikulu vai Inter Cars preces kodu, darbinieks var ātri pāriet uz attiecīgo piegādātāja vietni un apskatīt nepieciešamo preci.
Tas samazina vajadzību katru reizi manuāli atvērt piegādātāja mājaslapu un no jauna meklēt vajadzīgo informāciju.
Svarīgi, ka šī funkcija nodrošina ērtu pāreju uz piegādātāja katalogu, nevis automātisku detaļu pasūtīšanu. Preces iegāde tiek veikta piegādātāja vietnē.
Remonta fotogrāfijas, tāmes un rēķini vienuviet
Autoservisa darbā svarīga ir ne tikai informācija par veikto remontu, bet arī ar to saistītie dokumenti.
Izstrādātajā sistēmā katram remonta ierakstam iespējams pievienot:
- Remonta fotogrāfijas.
- PDF dokumentus.
- Remonta tāmes.
- Rēķinus.
- Citus ar remontu saistītus attēlus un dokumentus.
Administrācijas panelī darbinieks var izvēlēties failus no ierīces vai izmantot kameru, lai uzņemtu nepieciešamo fotogrāfiju.
Klientam pieejamie faili tiek attēloti viņa automašīnas remonta vēsturē.
Ērta dokumentu apskate telefonā
Attēlus un PDF dokumentus iespējams atvērt tieši sistēmā, neizmantojot atsevišķu dokumentu apskates vietni.
Failu skatītājs ļauj pietuvināt un attālināt dokumentus, pārvietoties pa attēlu, pārslēgt PDF lapas un lejupielādēt failus.
Tas ir īpaši noderīgi klientiem, kuri auto remonta vēsturi apskata mobilajā telefonā.
Klientu un automašīnu pārvaldība
Autoservisa administrācijā iespējams reģistrēt klientus un viņu automašīnas.
Vienam klientam var būt piesaistītas vairākas automašīnas, un katrai no tām tiek veidota atsevišķa remonta vēsture.
Piemēram, ja klientam pieder divas automašīnas, autoserviss var saglabāt abu transportlīdzekļu remonta informāciju, nepārjaucot to ierakstus.
Tas ir noderīgi arī autoservisiem, kas apkalpo uzņēmumu autoparkus vai klientus ar vairākiem transportlīdzekļiem.
Visa informācija ir organizēta vienā administrācijas sistēmā.
Autoservisa sistēma darbojas arī mobilajā telefonā
Autoservisa darbinieki ne vienmēr atrodas pie datora.
Dažkārt nepieciešams apskatīt remonta kartīti, pārbaudīt detaļu atlikumu vai pievienot fotogrāfiju, atrodoties tieši pie automašīnas.
Tāpēc sistēma ir pielāgota arī mobilajām ierīcēm.
Mobilajā skatā iespējams izmantot galvenās administrācijas funkcijas, tostarp rezervāciju pārvaldību, klientu un automašīnu informācijas apskati, remonta kartīšu aizpildīšanu un detaļu uzskaiti.
Arī klientu mājaslapa un auto remonta vēstures sadaļa ir pielāgota dažādiem ekrāna izmēriem.
Tas nozīmē, ka autoservisa digitālo sistēmu iespējams izmantot gan datorā, gan telefonā.
Datu aizsardzība un piekļuves kontrole
Digitālajā autoservisa sistēmā tiek glabāta informācija par klientiem, automašīnām un veiktajiem remontiem.
Tāpēc svarīgi nodrošināt, lai šie dati nebūtu publiski pieejami ikvienam mājaslapas apmeklētājam.
Izstrādātajā risinājumā administrācijas sadaļa ir aizsargāta ar autorizāciju, savukārt klienta auto vēstures apskatei nepieciešams ievadīt reģistrācijas numuru un autoservisā reģistrēto tālruņa numuru.
Klientam tiek parādīti tikai attiecīgās automašīnas publicētie ieraksti.
Sistēmā ir paredzēta arī iespēja iesniegt personas datu dzēšanas pieprasījumu.
Papildu drošībai izmantotas piekļuves pārbaudes, ievades datu validācija un pieprasījumu biežuma ierobežojumi.
Konkrētam autoservisam ieviešot šādu sistēmu, jāizvērtē arī personas datu apstrādes prasības un nepieciešamie piekļuves drošības pasākumi.
Kādas priekšrocības autoservisam sniedz digitāla vadības sistēma?
Autoservisa vadības sistēmas galvenais uzdevums ir padarīt ikdienas darbu pārskatāmāku un samazināt nepieciešamību vienu un to pašu informāciju apstrādāt vairākas reizes.
Galvenie ieguvumi autoservisam:
- Mazāk manuāla darba. Rezervācijas, klientu dati un remonta ieraksti tiek pārvaldīti vienuviet.
- Pārskatāma remonta vēsture. Iepriekš veiktos remontus iespējams atrast konkrētās automašīnas kartītē.
- Ērtāka klientu apkalpošana. Klienti var pieteikt vizīti internetā un apskatīt savu remonta vēsturi.
- Kontrole pār rezerves daļām. Iespējams sekot noliktavas atlikumiem un detaļu izsniegšanai.
- Sakārtota dokumentācija. Fotogrāfijas, tāmes un rēķini tiek piesaistīti konkrētiem remonta ierakstiem.
- Pieejamība dažādās ierīcēs. Sistēmu iespējams izmantot datorā un mobilajā telefonā.
- Profesionālāks klientu serviss. Klientam ir pieejama detalizētāka informācija par viņa automašīnai veiktajiem darbiem.
Šāds risinājums var būt noderīgs gan nelielam autoservisam, gan uzņēmumam ar lielāku klientu un automašīnu skaitu.
Vai sistēmu var pielāgot tavam autoservisam?
Katram autoservisam ir atšķirīgs darba organizācijas modelis.
Vienam uzņēmumam svarīgākā var būt tiešsaistes rezervācija, citam – remonta vēstures uzskaite, savukārt vēl citam nepieciešama pilnvērtīga detaļu noliktavas pārvaldība.
Tāpēc individuāli izstrādāta autoservisa programma sniedz iespēju pielāgot sistēmas funkcionalitāti konkrētā uzņēmuma vajadzībām.
EJ Portfolio izstrādā individuālus digitālos risinājumus uzņēmumiem, tostarp mājaslapas, rezervācijas sistēmas, klientu pārvaldības sistēmas un ikdienas darba procesu automatizāciju.
Autoservisa risinājumu iespējams izmantot kā pamatu konkrētam uzņēmumam pielāgotas sistēmas izveidei.
Autoservisa digitalizācija – ieguldījums ērtākā ikdienas darbā
Autoservisa vadības sistēma var būt daudz vairāk nekā vienkārša klientu pierakstu programma.
Apvienojot mājaslapu, tiešsaistes rezervācijas, automašīnu remonta vēsturi, klientu pārvaldību un rezerves daļu noliktavas uzskaiti, iespējams izveidot vienotu digitālo darba vidi.
Tā palīdz autoservisam sakārtot informāciju un piedāvāt klientiem ērtāku veidu, kā pieteikt vizītes un sekot līdzi sava transportlīdzekļa remontiem.
Nepieciešama mājaslapa vai sistēma tavam autoservisam?
EJ Portfolio piedāvā mājaslapu, rezervācijas sistēmu un individuālu uzņēmumu IT risinājumu izstrādi par samērīgām izmaksām, kā arī turpmāku sistēmu uzturēšanu, uzlabojumus un tehnisko atbalstu.
Sazinies ar EJ Portfolio, lai pārrunātu savam autoservisam piemērotāko risinājumu.
Nelielu ieskatu vari redzēt spiežot šeit.